استاندارد حسابرسی 1 کنترل کيفيت در مؤسسات ارائه‌کننده خدمات حسابرسي،ساير خدمات اطمينان‌بخشي و خدمات مرتبط

استاندارکنترل کیفیت 1

کنترل کیفیت در موسسات ارائه کننده خدمات حسابرسی، سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط

کليات   
تعاريف   
اجزاي سيستم کنترل کيفيت   
مسئوليتهاي مديريت درباره کيفيت در درون مؤسسه   
الزامات اخلاقي   
پذيرش و ادامه کار   
منابع انساني   
اجراي کار   
نظارت   
مستندسازي   
تاريخ اجرا    

 
کليات
1. هدف اين استاندارد، ارائه استانداردها و راهنماييهاي لازم درباره مسئوليتهاي مؤسسه در مورد سيستم کنترل کيفيت آن برای حسابرسي و بررسي اجمالي اطلاعات مالي تاريخي و ساير خدمات اطمينان بخشي و خدمات مرتبط است. اين استاندارد بايد همراه بخشهاي ”الف“ و ”ب“ آيين رفتار حرفه‌اي مطالعه شود.

2. استانداردها و راهنماييهاي بيشتر درباره مسئوليتهاي کارکنان مؤسسه در مورد روشهای کنترل کيفيت هریک از خدمات، در استانداردهای مربوط ارائه شده است. برای مثال، استاندارد 220، استانداردها و راهنماييهايي را درباره روشهاي کنترل کيفيت حسابرسي اطلاعات مالي تاريخي ارائه مي‌دهد.

3. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از اینکه الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانونی و مقرراتی رعايت مي‌شود و گزارشها، مناسب شرایط موجود، صادر می‌شود، بايد سيستم کنترل کيفيت مناسبی را طراحی و برقرار ‌کند.

4. سيستم کنترل کيفيت، سیاستهای طراحي شده براي دستيابي به اهداف مقرر در بند 3 و روشهاي لازم براي اجرای آن سیاستها و نظارت بر رعايت را دربرمی‌گیرد.

5. اين بخش از استانداردها، به همه مؤسسات مربوط مي‌شود. ماهيت سیاستها و روشهاي تعيين شده توسط هر يک از مؤسسات براي رعايت اين بخش، به عوامل گوناگونی چون اندازه‌ و ويژگيهاي عملیاتی مؤسسه بستگي دارد.

تعاريف
6. معاني برخي اصطلاحات به شرح زير است:
الف  ـ ”مستندسازي کار“ ـ تهیه سوابق کار انجام شده و نتايجي که به دست آمده است. مستندات هر کار در پرونده آن کار گردآوري مي‌شود.
ب  ـ ”مدیر مسئول کار“ ـ شريک یا فرد واجد شرایط دیگری در مؤسسه، دارای مجوز حرفه‌ای یا قانونی مربوط، که مسئول یک کار و اجرای آن و گزارش صادره از طرف مؤسسه است.
پ ـ ” بررسي کنترل کيفيت کار“ ـ فرايند طراحي‌شده براي فراهم کردن ارزيابي بي‌طرفانه (پیش از صدور گزارش) قضاوتهاي عمده‌اي که گروه کاري به عمل آورده و نتايجي که براي تهیه گزارش به آن دست‌يافته است.
ت ـ ” بررسي کننده کنترل کيفيت کار“ ـ شريک، فرد واجد شرایط ديگری در مؤسسه، فرد برون‌سازماني واجد شرايط يا گروهي از اين‌گونه افراد، با تجربه و اختيار کافي و مناسب براي ارزيابي بي‌طرفانه (پیش از صدور گزارش) قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه کاري و نتايجي که براي تهیه گزارش به آن دست‌ يافته‌اند.
ث ـ ” گروه کاري“ ـ همه افراد انجام دهنده يک کار، شامل کارشناسان طرف قرارداد مؤسسه در ارتباط با آن کار.
ج ـ ” مؤسسه“ ـ سازمان یا مؤسسه‌ای متشکل از حسابداران رسمی یا یک شاغل انفرادی.
چ  ـ ” بازبینی“ ـ روشهاي طراحي‌شده براي فراهم ‌نمودن شواهدي از رعايت سیاستها و روشهاي کنترل کيفيت مؤسسه توسط گروه کاري در ارتباط با کار تکمیل شده.
ح ـ ” نظارت“ ـ فرايند بررسي و ارزيابي مستمر سيستم کنترل کيفيت مؤسسه، شامل بازبینی متناوب موارد انتخابي از کارهای تکميل شده، که براي قادر ساختن مؤسسه به کسب اطمينان معقول از اجراي اثربخش سيستم کنترل کيفيت آن، طراحي‌شده است.
خ  ـ ” شريک“ ـ هر عضو جامعه حسابداران رسمی ایران که به طور تمام وقت منحصراً در یک مؤسسه، کار حرفه‌ای انجام می‌دهد و در مورد فعالیتهای حرفه‌اي مؤسسه در قبال اشخاص ثالث مسئولیت تضامنی دارد.
د ـ ” کارکنان“ ـ شرکا و سایر افراد حرفه‌ای مؤسسه شامل کارشناسانی که در استخدام مؤسسه هستند.
ذ  ـ ” استانداردهاي‌ حرفه‌اي“ ـ استانداردهاي حسابرسي، سایر خدمات اطمينان ‌بخشي و خدمات مرتبط و الزامات اخلاقي مندرج در آيين‌ رفتار حرفه‌اي.
ر  ـ ” اطمينان معقول“ ـ در اين بخش، سطح اطمينانی بالا اما نه مطلق.
ز  ـ ” فرد برون‌سازماني واجدشرايط“ ـ فردی خارج از مؤسسه با تواناييها و صلاحيتی در حد مدیر مسئول کار؛ براي مثال، شريک يک ‌مؤسسه ديگر، يا افراد حرفه‌ای مسئول کنترل کیفیت در جامعه حسابداران رسمی ایران.

اجزاي سيستم کنترل کيفيت
7. سيستم کنترل کيفيت مؤسسه بايد شامل سیاستها و روشهايي باشد که هر يک از اجزاي زير را مورد توجه قرار دهد:
الف ـ مسئوليتهاي مديريت درباره کيفيت در درون مؤسسه.    
ب ـ الزامات اخلاقي.
پ ـ پذيرش و ادامه کار.
ت ـ منابع انساني.
ث ـ اجراي کار.
ج  ـ نظارت.

8. سیاستها و روشهای کنترل کیفیت بايد مستند و به کارکنان مؤسسه اطلاع داده شود. در اين گونه اطلاع‌رساني، سیاستها و روشهاي کنترل کيفيت و اهدافي که براي دستيابي به آن طراحي شده‌اند توصيف مي‌شود و شامل اين پيام است که هر فرد، مسئوليت شخصي در مورد کنترل کيفيت دارد و از وی انتظار مي‌رود آن سیاستها و روشها را رعايت کند. افزون براين، مؤسسه برای بازخورد دریافتی از کارکنان خود درباره سيستم کنترل کيفيت، اهمیت زیادی قایل می‌شود. ازاين‌رو، مؤسسه همواره کارکنان خود را به اعلام نظرات يا دغدغه‌های خود درباره موضوعات کنترل کيفيت تشويق مي‌کند.

مسئوليتهاي مديريت درباره کيفيت در درون مؤسسه
9. مؤسسه بايد سیاستها و روشهايي را براي ترویج فرهنگ درون سازمانی مبني بر اینکه کیفیت، جزئی اساسی از اجرای کار است طراحی و برقرار کند. این گونه سیاستها و روشها باید مديريت يا شرکای مؤسسه را ملزم به پذیرش مسئولیت نهایی سیستم کنترل کیفیت مؤسسه کند.

10. مديريت مؤسسه و الگوهایی که برقرار مي‌کند فرهنگ سازمانی مؤسسه را به شدت تحت تأثير قرار مي‌دهد. ترویج فرهنگ کیفیت محور درون سازمانی، به اقدامات و پيامهاي روشن، هماهنگ و متناوب همه سطوح مديريت مؤسسه براي تأکيد بر سیاستها و روشهاي کنترل کیفیت و الزامات زير بستگي دارد:
الف ـ انجام کار، طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي.
ب ـ صدور گزارشها، متناسب با شرايط موجود.
اين گونه اقدامات و پيامها، فرهنگي را ترویج مي‌کند که در آن، کار با کيفيت بالا مـورد تأکیـد و تشویق قـرار می‌گیرد. اطلاع‌رسـانی این موضوع می‌توانـد با برگـزاری سمينارهاي آموزشي، جلسات، گفتگوهاي رسمي و غيررسمي، منشور سازمانی، رسانه‌های درون سازمانی یا یادداشتهای کوتاه صورت پذیرد. اين موارد در مستندات داخلي و مواد آموزشي مؤسسه و در روشهاي ارزيابي کار و کارکنان به گونه‌اي می‌آید که نقطه نظرهای مؤسسه درباره اهمیت کيفيت و چگونگي دستيابي به آن را در عمل پشتيباني و تقويت ‌کند.

11.  مهمترین نکته این است که مدیریت مؤسسه در تدوین راهبرد عملیاتی مؤسسه، همواره کیفیت انجام کارها را در اولویت قراردهد. از اين رو:
الف ـ مؤسسه مسئوليتهاي مديران خود را به گونه‌اي تعيين مي‌کند که ملاحظات تجاري، کيفيت کار مورد اجرا را تحت تأثیر قرار ندهد.
ب ـ سیاستها و روشهای مؤسسه در ارتباط با ارزیابی عملکرد، حقوق و ترفیع کارکنان (شامل طرحهای انگیزشی) چنان طراحی می‌شود که پایبندی مؤسسه را در اولویت دادن به کیفیت به روشنی بیان کند.
پ ـ مؤسسه، منابع کافي را براي بهبود، مستندسازي و پشتيباني از سیاستها و روشهاي کنترل کيفيت خود اختصاص مي‌دهد.

12. فرد یا افرادی که مسئولیت اجرایی سیستم کنترل کیفیت مؤسسه توسط مدیریت یا شرکا به آنان واگذار می‌شود باید تجربه کافی و مناسب و توانایی و اختیار لازم را برای پذیرش مسئولیت داشته باشند.

13. تجربه کافـي و مناسـب و توانايـي موجب می‌شود فرد يا افراد مسئول بتوانند موضوعات کنترل کيفيـت را شناسایی و درک کنند و سیاستها و روشهـاي مناسب را تدویـن نمایند. اختيار لازم سبب می‌شود که ایشان بتوانند آن سیاستها و روشها را اعمال کنند.

الزامات اخلاقي
14. مؤسسه بايد سیاستها و روشهايي را برای کسب اطمینان معقول از رعایت الزامات اخلاقی مربوط توسط مؤسسه و کارکنان آن، طراحی و برقرار کند.

15. الزامـات اخلاقي مربوط به حسابرسي، ساير خدمات اطمينـان‌بخشـي و خدمـات مرتبـط، در بخشهاي ”الف“ و ”ب“ آيين رفتار حرفه‌اي آمده است. طبق آيين رفتار حرفه‌اي، اصول بنیادي اخلاق حرفه‌اي به شرح زير است:
الف ـ درستکاري.
ب  ـ بي‌طرفي.
پ  ـ صلاحيت و مراقبت حرفه‌اي.
ت ـ رازداري.
ث ـ رفتار حرفه‌اي.
ج  ـ اصول و ضوابط حرفه‌ای.

16. موضوع استقلال در خدمات اطمینان بخشی، مشتمل بر تهدیدها و تدابیر ایمنی مربوط، در بخش ”ب“ آیین رفتار حرفه‌ای آمده است.

17. سیاستها و روشهای مؤسسه بر اصولی بنیادی تأکید می‌کند که با نحوه مدیریت مؤسسه، آموزش و کارآموزی، نظارت و فرایند برخورد با موارد عدم رعایت، تقویت می‌شود. استقلال در خدمات اطمینان بخشی، چنان بااهمیت است که به طور جداگانه در بندهای 18 تا 26 توصیف می‌شود. مفاد این بندها باید همراه با آیین رفتار حرفه‌ای مطالعه شود.

استقلال
18. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از رعایت الزامات مربوط به استقلال طبق آیین رفتار حرفه‌ای توسط مؤسسه، کارکنان آن و، در موارد مقتضی، سایر افراد مربوط (شامل کارشناسان طرف قرارداد مؤسسه) باید سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار ‌کند. سیاستها و روشها باید به گونه‌ای باشد که مؤسسه بتواند موارد زیر را انجام دهد:
الف ـ اطلاع رسانی الزامات مربوط به استقلال مؤسسه به کارکنان و، در موارد مقتضی، ساير افراد مشمول این الزامات.
ب  ـ شناسايي و ارزيابي شرايط و روابطي که استقلال را تهديد مي‌کند و اتخاذ تدابیر ایمنی مناسب برای از بین بردن تهدیدهای مزبور یا کاهش آن به سطحی قابل پذیرش و، در صورت لزوم، کناره گیری از کار.

19. اين گونه سیاستها و روشها بايد موارد زير را الزامی کند:
الف ـ ارائه اطلاعات مربوط به قراردادهای منعقده، شامل دامنه خدمات، توسط مدیران مسئول کار، به منظور ارزیابی اثر کلی آن بر الزامات مربوط به استقلال توسط مؤسسه.
ب ـ گزارش به موقع شرایط و روابط تهدید کننده استقلال توسط کارکنان به منظور انجام اقدام مناسب توسط مؤسسه.
پ ـ گرد آوری اطلاعات مربوط و اطلاع رسانی آن به کارکنان ذیربط به منظور:
    تشخیص آسان رعایت الزامات مربوط به استقلال توسط مؤسسه و کارکنان.
    فراهم شدن امکان نگهداری و به روز رسانی سوابق مربوط به استقلال توسط مؤسسه.
    فراهم شدن امکان انجام اقدام مناسب در باره تهدیدهای شناسایی شده در مورد استقلال توسط مؤسسه.

20. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از آگاهی به موقع از موارد نقض الزامات مربوط به استقلال و انجام اقدامات مناسب برای رفع این گونه موارد باید سیاستها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. این سیاستها و روشها باید شامل الزاماتی در باره موارد زیر باشد:
الف ـ گزارش به موقع موارد نقض استقلال به مؤسسه، توسط افرادی که مشمول الزامات مربوط به استقلال می‌باشند.
ب ـ اطلاع رسانی به موقع موارد نقض سیاستها و روشهای طراحی شده به:
   1. مدیر مسئول کار که ملزم است همراه مؤسسه، موارد نقض شده را پیگیری کند.
   2. ساير کارکنان ذیربط در مؤسسه و دیگر افراد مشمول الزامات مربوط به استقلال که ملزم به انجام اقدام مناسب هستند.
پ ـ اطلاع رساني به موقع به مؤسسه، در صورت لزوم، توسط مدیر مسئول کار و ساير افراد يادشده در بند ”ب ـ 2“ از اقدامات به عمل آمده براي رفع موضوع، تا مؤسسه بتواند ضرورت انجام اقدامات بیشتر را تشخیص دهد.

21. مؤسسه، در صورت آگاهي از نقض سیاستها و روشهاي مربوط به استقلال، مدیر مسئول کار، ساير افراد ذیربط در مؤسسه و، در موارد مقتضی، کارشناسان طرف قرارداد با مؤسسه را براي انجام اقدام مناسب، مطلع مي‌کند. اقدام مناسب توسط مؤسسه و مدیر مسئول کار مربوط، شامل اعمال تدابیر ایمنی مناسب براي از بين بردن تهديدهاي مربوط به استقلال يا کاهش آن به سطحی قابل قبول، يا کناره‌گيري از کار است. افزون بر اين، مؤسسه، موضوع استقلال را به کارکناني که ملزم به رعايت آن هستند آموزش مي‌دهد.

22. مؤسسه بايد از کارکنانی که طبق آيين رفتار حرفه‌اي ملزم به رعايت استقلال هستند، حد اقل سالی یک بار تأييديه کتبي درباره رعايت سیاستها و روشهاي مؤسسه در زمینه استقلال دريافت کند.

23. تأييديه کتبي می‌تواند به شکل کاغذي يا الکترونيکي باشد. مؤسسه با کسب تأييديه و انجام اقدامات مناسب در باره اطلاعات حاکی از عدم رعایت، میزان اهمیتی را که برای استقلال قایل است نشان می‌دهد و موجب می‌شود موضوع برای کارکنان همواره ملموس باشد.

24. طبق آيين رفتار حرفه‌ای، بکارگیری کارکنان ارشد در خدمات اطمینان بخشی در ارتباط با یک صاحبکار برای سالهای متمادی ممکن است تهدیدی برای استقلال باشد. از اينرو، مؤسسه بايد سیاستها و روشهايي را در موارد زیر برقرار کند :
الف ـ در صورت بکارگیری کارکنان ارشد برای سالهای متمادی در خدمات اطمینان بخشی، معیارهایی را برای تشخیص نیاز به اعمال تدابیر ایمنی جهت کاهش تهدید ناشی از آشنایی به سطح قابل قبول، تدوین کند.
ب ـ در مورد حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، جهت رعایت الزامات آیین رفتار حرفه‌ای، مدیر مسئول کار، پس از مدت مشخصی تغییر کند.

25. در خدمات اطمينان بخشي بکارگیری کارکنان ارشد براي سالهای متمادی می‌تواند به تهديد ناشي از آشنايي بینجامد يا به کيفيت انجام کار آسیب رساند. از اينرو، مؤسسه معيارهايي را براي تشخیص نیاز به اعمال تدابیر ایمنی جهت مقابله با این تهدیدها تدوین می‌کند. مؤسسه برای تدوین معیارهای مناسب، موضوعاتی چون موارد زیر را مورد توجه قرار می‌دهد:
الف ـ ماهيت کار، شامل ميزان ارتباط آن با منافع عمومی، و
ب ـ طول دوره بکارگیری کارکنان ارشد در یک کار خاص.
نمونه‌هايي از تدابیر ایمنی شامل تغییر کارکنان ارشد يا لزوم بررسي کيفيت کار است.

26. تهدید ناشی از آشنایی، به ویژه در مورد حسابرسی صورتهای مالی شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار مصداق دارد. در مورد این حسابرسیها، تغییر مدیر مسئول کار پس از یک دوره از پیش تعیین شده، حداکثر 5 سال، الزامی است.

پذيرش و ادامه کار
27. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي پذيرش و ادامه کار طراحي و برقرار کند تا اطمينان معقول حاصل شود که مؤسسه تنها پس از احراز شرايط زير کار را قبول مي‌کند يا ادامه مي‌دهد:
الف ـ نبود اطلاعاتي حاکي از درستکار نبودن صاحبکار با توجه به ارزيابيهاي انجام شده.
ب ـ برخورداري از صلاحيت، توانايي، زمان و منابع لازم براي انجام کار.
پ ـ امکان رعايت الزامات اخلاقي.

مؤسسه بايد اين گونه اطلاعات را، تا آنجايي که با توجه به شرايط، ضروري بداند، پيش از پذيرش کار يک صاحبکار جديد، هنگام تصميم گيري در باره ادامه يک کار موجود و هنگام بررسي پذيرش کار جديد صاحبکار موجود، کسب کند. در مواردي که مسايلي مشخص شود و مؤسسه بخواهد کار را بپذيرد يا ادامه دهد بايد نحوه حل و فصل آن مسايل را مستند کند.

28. نمونه‌هايي از موضوعاتي که مؤسسه در ارتباط با درستکاري صاحبکار مورد توجه قرار مي‌دهد، به شرح زير است:
هويت و شهرت تجاري مالکين عمده، هيئت مديره، مديران اجرايي اصلي صاحبکار و اشخاص وابسته آن.
ماهيت عمليات صاحبکار، شامل رويه‌هاي تجاري آن.
اطلاعاتي درباره نگرش مالکين عمده، هيئت مديره و مديران اجرايي اصلي صاحبکار درباره موضوعاتي مانند تفسير جسورانه استانداردهاي حسابداري و محيط کنترلهاي داخلي.
اصرار نامتعارف صاحبکار به پايين نگهداشتن حق‌الزحمه مؤسسه‌.
نشانه‌هايي از وجود محدوديت غیرمتعارف در دامنه کار.
نشانه‌هـايي حاکـي از احتمال مشارکت صاحبکـار در پول‌شـويي يـا ساير فعاليتهـاي مجرمانه.
دلايل پيشنهاد انتخاب مؤسسه و عدم انتخاب مجدد مؤسسه قبلي.
ميزان شناخت مؤسسه از درستکاري صاحبکار معمولاً با استمرار رابطه با آن صاحبکار افزايش مي‌يابد.

29. اطلاعات مؤسسه درباره اين گونه موضوعات مي‌تواند به عنوان مثال، از طريق زير کسب شود:
مکاتبه با ارائه کنندگان فعلي و يا قبلي خدمات حرفه‌اي حسابداري به صاحبکار طبق آيين رفتار حرفه‌اي و مذاکره با ساير اشخاص ثالث.
پرس و جو از ساير کارکنان مؤسسه يا اشخاص ثالث مانند بانکها، مشاور حقوقي و دست اندرکاران همان صنعت.
جستجوي سوابق در پايگاههاي اطلاعاتي مربوط.

30. مؤسسه براي تشخيص اينکه آيا توانايي، صلاحيت، زمان و منابع لازم براي پذيرش کار جديد را دارد يا خير، الزامات ويژه آن کار و سوابق کارکنان موجود در همه سطوح مربوط را بررسي مي‌کند. موضوعات مورد بررسي توسط مؤسسه عبارتند از:
ميزان شناخت کارکنان مؤسسه از صنعت و موضوعات مرتبط.
ميزان تجربه کارکنان مؤسسه در باره الزامات قانوني و گزارشگري مربوط و توانايي کسب مهارتها و دانش لازم به گونه‌اي اثربخش.
وجود کارکنان کافي با تواناييها و صلاحيتهاي لازم.
امکان دسترسي به کارشناسان ذیصلاح، در صورت نياز.
امکان دسترسي به افراد واجد شرايط و صلاحيت لازم براي انجام بررسي کنترل کيفيت کار، در صورت لزوم.
توانايي مؤسسه در تکميل کار در مهلت گزارشگري.

31. اين موضوع که پذيرش کار جديد ممکن است به تضاد منافع واقعي يا ظاهري بينجامد نيز مورد بررسي مؤسسه قرار مي‌گيرد. در صورت شناسايي تضاد منافع بالقوه، مؤسسه مناسب بودن پذيرش کار را ارزيابي مي‌کند.

32. تصميم‌گيري در باره پذيرش يا ادامه کار يک صاحبکار موجـود شامـل بررسي آثار نکات عمده شناسايي شده در کارهاي موجود يا قبلي است. براي مثال، صاحبکار ممکن است عمليات تجاري خود را در حوزه‌اي گسترش داده باشد که مؤسسه، دانش يا تجربه لازم در آن زمينه را ندارد.

33. در مواردي که مؤسسه به اطلاعاتي دست ‌يابد که در صورت دستيابي زودتر به آن از پذيرش کار خودداري مي‌کرد، سياستها و روشهاي ادامه کار بايد شامل بررسي موارد زير باشد:
الف ـ مسئوليتهاي حرفه‌اي و قانوني در شرايط موجود، شامل ملزم بودن يا نبودن گزارش به فرد يا افراد انتخاب کننده مؤسسه يا، در برخي موارد، به مقامات ذيصلاح قانوني.
ب ـ امکان کناره‌گيري از کار.

34. سياستها و روشهاي کناره‌گيري از کار، موضوعاتي شامل موارد زير را دربرمي‌گيرد:
مذاکره با سطوح مناسبي ازمديران اجرايي و هيئت‌مديره صاحبکار در باره اقدام مناسبي که مؤسسه ممکن است بر اساس واقعيتها و شرايط مربوط به عمل آورد.
چنانچـه مؤسسـه کناره‌گيري را مناسـب تشخيـص دهد، مذاکـره با سطوح مناسبي از مديران اجرايي و هيئت مديره صاحبکار در باره کناره‌گيري از کار و دلايل کناره‌گيري.
بررسي اينکه آيا براي ادامه کار يا گزارش کناره‌گيري همراه با دلايل آن به مقامات ذيصلاح قانوني، الزامات حرفه‌اي، قانوني يا مقرراتي وجود دارد يا خير.
مستندسازي مسايل عمده، مشاوره‌هاي انجام شده، نتايج به دست آمده و مباني آن.

منابع انساني
35 .مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را طراحي و برقرار کند که از دسترسي به کارکنان کافي داراي توانايي، صلاحيت و پايبندي به اصول اخلاقي لازم براي انجام کار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي و امکان صدور گزارش مناسب شرايط موجود، اطميناني معقول به دست آورد.

36. اين سياستها و روشها، موضوعات زيررا دربرمي‌گيرد:
الف ـ استخدام.
ب ـ ارزيابي عملکرد.
پ ـ تواناييها.
ت ـ صلاحيت.
ث ـ فرصتهاي ارتقاي شغلي.
ج ـ ترفيع.
چ ـ حقوق ومزايا.
ح ـ براورد کارکنان مورد نياز.
مؤسسه با پرداختن به اين موضوعات، مي‌تواند تعداد و ويژگيهاي افراد مورد نياز براي انجام کارهاي خود را تعيين کند. فرايندهاي استخدامي مؤسسه دربرگيرنده روشهايي است که مؤسسه را در انتخاب افراد درستکار و مستعد براي ارتقاي تواناييها و صلاحيت، تا حد لازم جهت انجام کارهاي مؤسسه، ياري مي‌کند.

37. تواناييها و صلاحيت کارکنان از طريق روشهاي گوناگوني چون موارد زير ارتقا مي‌يابد:
آموزش حرفه‌اي.
پيشرفتهاي حرفه‌اي مستمر، مثلاً از طريق کارآموزی.
تجربه کاري.
سرپرستي و نظارت توسط کارکنان با‌تجربه‌تر.
اعتلای فرهنگ کار گروهی.

38. تداوم صلاحيت کارکنان مؤسسه به ميزان زيادي به پيشرفتهاي حرفه‌اي مستمر بستگي دارد تا آنان، دانش و تواناييهاي خود را حفظ کنند. از اين رو، مؤسسه در سياستها و روشهاي خود، بر لزوم آموزش مستمر همه کارکنان تأکيد مي‌کند و منابع و کمکهاي آموزشي مورد نياز را براي قادر ساختن کارکنان به حفظ تواناييها و صلاحيت لازم فراهم مي‌کند. در موارد در دسترس نبودن منابع فني و آموزشي داخلي، يا به هر دليل ديگر، مؤسسه مي‌تواند از افراد مناسب و واجد شرايط برون ‌سازماني براي اين منظور استفاده کند.

39. روشهاي ارزيابي عملکرد، حقوق و مزايا و ترفيعات مؤسسه، دربرگيرنده ساز و کارهاي لازم براي شناسايي و تشويق مناسب در موارد ارتقا و حفظ صلاحيت و پايبندي به اصول اخلاقي مي‌باشد. به ويژه، مؤسسه اقدامات زير را انجام مي دهد:
الف ـ آگاه کردن کارکنان از انتظارات مؤسسه درباره اصول کاري و اخلاقي.
ب ـ ارائه نتايج ارزيابي عملکرد، پيشرفت و فرصتهاي ارتقاي شغلي و ارائه مشاوره‌هاي لازم در اين موارد به کارکنان.
پ ـ کمک به کارکنان براي درک اين امر که ارتقا به رده‌اي با مسئوليت بالاتر، از جمله، به کيفيت عملکرد و پايبندي به اصول اخلاقي بستگي دارد و تخطي از سياستها و روشهاي مؤسسه مي‌تواند به اقدامات انضباطي منجر شود.

40. فرايند ارزيابي عملکرد کارکنان، به اندازه و شرايط مؤسسه بستگي دارد. در مؤسسات کوچکتر، روشهاي ارزيابي عملکرد کارکنان مي‌تواند از رسميت کمتري برخوردار باشد.

تعيين گروه کاري
41. موسسه بايد مسئوليت هر کار را به يک مدير مسئول کار واگذار کند. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را برقرار کند که مستلزم موارد زير باشد:
الف ـ نام مدير مسئول کار و مسئوليت وي به هيئت مديره و مديران اجرايي اصلي صاحبکار اطلاع داده شود.
ب ـ مدير مسئول کار تواناييها، صلاحيت، اختيار و زمان مناسب براي ايفاي مسئوليت خود را داشته باشد.
پ ـ مسئوليتهاي مدير مسئول کار به روشني تعريف و به وي اعلام شود.

42. سياستها و روشها شامل سيستمهاي نظارت بر تناسب حجم کار با ظرفيت کاري مديران مسئول کار است به گونه‌اي که اين افراد زمان کافي براي ايفاي مسئوليتهاي خود به نحو مناسب را داشته باشند.

43. مؤسسه همچنين بايد براي هر کار، کارکنان مناسب و داراي تواناييها، صلاحيت و زمان لازم را تعیين کند تا کار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي، انجام شود و مؤسسه بتواند گزارشهاي متناسب با شرايط موجود را صادر کند.

44. مؤسسـه روشهـايي را براي ارزيابـي تواناييها و صلاحيـت کارکنان خود برقـرار مي‌کند. تواناييها و صلاحيت مورد نظر در هنگام تعيين گروههاي کاري و تعيين سطح نظارت لازم، شامل موارد زير است:
شناخت و تجربه عملي در باره کارهاي با ماهيت و پيچيدگي مشابه از طريق آموزش و مشارکت مناسب.
شناخت الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي.
دانش فني مناسب، شامل شناخت از فناوري اطلاعات مربوط.
شناخت از صنايع مرتبط با فعاليت صاحبکار.
توانايي اعمال قضاوت حرفه‌اي.
شناخت از سياستها و روشهاي کنترل کيفيت مؤسسه.

اجراي کار
45. مؤسسه بايد براي کسب اطمينان معقول از انجام کار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي و صدور گزارشهاي متناسب با شرايط موجود توسط مؤسسه، سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار ‌کند.

46. مؤسسه از طريق سياستها و روشهاي خود، درصدد حفظ کيفيت انجام کار است. اين امر اغلب از طريق دستورالعملهاي کتبي يا الکترونيکي، نرم افزارها يا ديگر اشکال مستندسازي استاندارد شده، مجموعه‌هاي حاوي رهنمودهاي ويژه صنعت يا موضوعي خاص انجام مي‌شود. موضوعات مورد اشاره شامل موارد زير است:
چگونگـي آگاه‌شدن گروههاي کاري از کار محـول شده، به‌ منظور کسب شناخـت از اهداف کار خود.
فرايندهاي رعايت استانداردهاي مربوط به کار مورد نظر.
فرايندهاي نظارت بر کار، آموزش و تربيت کارکنان.
روشهاي بررسي کار انجام شده، قضاوتهاي عمده به عمل آمده و شکل گزارشهايي که قرار است صادر شود.
مستندسازي مناسب کار انجام شده، زمانبندي و ميزان بررسي.
فرايندهاي کسب اطمينان از اجراي مستمر همه سياستها و روشها.

47. شناخت همه اعضاي گروه کاري از اهداف کار خود حايز اهميت است. کار گروهي و آموزش مناسب، براي کمک به اعضاي کم تجربه‌تر گروه کاري جهت کسب شناخت روشن از اهداف کارهاي محول شده، ضروري است.

48. سرپرستي شامل موارد زير است:
پيگيري پيشرفت کار.
ارزيابي تواناييها و صلاحيت هريک از اعضاي گروه کاري، داشتن زمان کافي توسط هر يک براي اجراي کار خود، شناخت آنان از وظايف محول شده و انجام کار طبق رويکرد برنامه‌ريزي شده.
حل و فصل مسايل عمده پديد آمده در جريان کار، ارزيابي اهميت آنها و تعديل رويکرد برنامه‌ريزي شده به گونه‌اي مناسب.
شناسايي موضوعات مستلزم مشورت يا بررسي توسط اعضاي با تجربه‌تر گروه در جريان اجراي کار.

49. مسئوليتهاي بررسي بر اين مبنا تعيين مي‌شود که اعضاي با تجربه‌تر گروه، شامل مدير مسئول کار، کار انجام شده توسط اعضاي کم تجربه‌تر گروه را بررسي کنند. بررسي‌کنندگان موارد زير را ارزيابي مي‌کنند:
الف ـ انجام کار طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي مربوط.
ب ـ تشخيص موضوعات عمده مستلزم بررسي بيشتر.
پ ـ انجام مشورتهاي مناسب و مستندسازي و بکارگيري نتايج به دست آمده.
ت ـ ضرورت تجديد نظر در ماهيت، زمانبندي اجرا و ميزان کار انجام شده.
ث ـ متکی بودن نتايج به‌دست آمده به‌کار انجام شده و مستندسازي کار انجام شده به گونه‌اي مناسب.
ج ـ کافي و مناسب بودن شواهد کسب شده براي پشتيباني از گزارش.
چ ـ دستيابي به اهداف روشهاي اجراي کار.

مشاوره
50. مؤسسه بايد براي کسب اطميناني معقول از موارد زير، سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار کند:
الف ـ انجام مشورت مناسب در باره موضوعات پيچيده و بحث انگيز.
ب ـ دسترسي به منابع کافي براي انجام مشورت لازم.
پ ـ مستندسازي ماهيت و دامنه اين گونه مشورتها.
ت ـ مستندسازي نتايج حاصل از مشورتها و بکارگيري آن.

51. مشورت شامل گفتگو در سطح حرفه‌اي مناسب با افراد درون يا برون مؤسسه است که تخصص کافي براي حل و فصل موضوعات پيچيده يا بحث انگيز را دارند.

52. در مشاوره، از منابع تحقيقاتي مناسب و همچنين، مجموعه تجارب و مهارتهاي فني مؤسسه استفاده مي‌شود. مشاوره به ارتقاي کيفيت کار و بهبود بکارگيري قضاوت حرفه‌اي کمک مي‌کند. مؤسسه با فرهنگ سازي سعي مي‌کند که مشورت به عنوان نقطه قوت شناخته شود و کارکنان، به مشورت در باره موضوعات پيچيده يا بحث انگيز ترغيب ‌گردند.

53. مشورت اثر بخش باساير افراد حرفه‌اي مستلزم اين است که همه حقايق مربوط در اختيار آنان قرار داده شود تا بتوانند در باره موضوعات فني، اخلاقي و يا غير آن، آگاهانه نظر دهند. اجراي روشهاي مشاوره مستلزم مشورت با افراد داراي دانش، ارشديت و تجربه مناسب در درون يا برون مؤسسه در باره موضوعات عمده فني، اخلاقي و یا غير آن، مستندسازي مناسب نتايج حاصل از مشاوره و بکارگيري این نتایج به گونه‌اي مناسب است.

54. مؤسسه‌اي که به دليل نداشتن منابع داخلي مناسب يا ساير دلايل، به مشورت برون سازماني نياز داشته باشد مي‌تواند از خدمات مشاوره‌اي ساير مؤسسات و يا مراجع حرفه‌اي و قانوني استفاده کند. مؤسسه قبل از استفاده از اين گونه خدمات، صلاحيت ارائه دهنده خدمات را با توجه به هدف مورد نظر، ارزيابي مي‌کند.

55. مشورت با ساير افراد حرفه‌اي در باره موضوعات پيچيده يا بحث انگيز، از طريق تأييد توسط مشورت کننده و مشاور، مستند مي‌شود. جزئيات و دامنه مستندسازي به گونه‌اي است که تشخيص موارد زير را ميسر مي‌سازد:
الف ـ موضوع مورد مشورت.
ب ـ نتايج مشورت، شامل هر گونه تصميمات اتخاذ شده، مباني آن تصميمات و چگونگي بکار گيري آنها.

اختلاف نظر
56. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي چگونگي برخورد با اختلاف نظر بين اعضاي گروه کاري، اختلاف نظر با مشاوران و اختلاف نظر بين مدير مسئول کار و بررسي کننده کنترل کيفيت کار و نحوه حل و فصل آنها برقرار کند. نتايج کسب شده بايد مستند و بکار گرفته شود.

57. اينگونه روشها، زمينه شناسايي زود هنگام اختلاف نظرها را فراهم مي‌آورد، راهنماييهاي روشني را در باره اقدامات لازم بعدي ارائه مي‌دهد و مستندسازي در باره حل و فصل اختلاف نظرها و بکارگيري نتايج به دست آمده را الزامي مي‌کند. گزارش نبايد قبل از حل و فصل موارد اختلاف نظر صادر شود.

58. مؤسسه‌اي که از فرد برون سازماني واجد شرايط و مناسب براي بررسي کنترل کيفيت کار استفاده مي‌کند، مي‌داند که اختلاف نظر مي‌تواند رخ دهد و براي حل و فصل اين اختلافات، روشهايي را، براي مثال، مشورت با ساير افراد حرفه‌اي، مؤسسات ديگر يا مراجع حرفه‌اي يا قانوني، برقرار مي‌کند.

بررسي کنترل کيفيت کار
59. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي الزامي کردن بررسي کنترل کيفيت کار برقرار کند که ارزيابي بيطرفانه قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه کاري و نتايج به دست آمده در تهيه گزارش، فراهم شود. اين گونه سياستها و روشها بايد شامل موارد زير باشد:
الف ـ الزام به بررسي کنترل کيفيت کار در مورد همه حسابرسيهاي صورتهاي مالي شرکتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار.
ب ـ تعيين معيارهاي لازم به منظور تشخيص ضرورت بررسي کنترل کيفيت کار، براي ساير حسابرسيها و بررسيهاي اجمالي اطلاعات مالي تاريخي، ساير خدمات اطمينان بخشي و خدمات مرتبط.
پ ـ الزام به بررسي کنترل کيفيت کار در مورد همه کار هايي که معيارهاي تعيين شده طبق بند ”ب“ بالا در مورد آنها مصداق دارد.

60. سياستها و روشهاي مؤسسه بايد تکميل بررسي کنترل کيفيت کار پيش از صدور گزارش را الزامي کند.

61. معيارهاي ياد شده در بند ”59 ـ ب“ دربرگيرنده موارد زير است:
ماهيت کار، شامل ميزان ارتباط آن با منافع عمومي.
شناسايي وضعيتها يا خطرهاي غيرعادي يک کار يا گروهي از کارها.
الزامي بودن بررسي کنترل کيفيت کار طبق قوانين و مقررات.

62. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را برقرار کند که دربرگيرنده موارد زير باشد:
الف ـ ماهيت، زمانبندي اجرا و ميزان بررسي کنترل کيفيت کار.
ب ـ معيارهاي تعيين صلاحيت بررسي کنندگان کنترل کيفيت کار.
پ ـ الزامات مستندسازي بررسي کنترل کيفيت کار.

ماهيت، زمانبندي اجرا و ميزان بررسي کنترل کيفيت کار
63. بررسي کنترل کيفيت کار معمولاً دربرگيرنده مذاکره با مدير مسئول کار، بررسي صورتهاي مالي يا ساير اطلاعات و گزارش مربوط، و، به ويژه، ارزيابي مناسب بودن گزارش است. اين بررسي همچنين دربرگيرنده بررسي کاربرگهاي انتخاب شده درباره قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه‌کاري و نتايج به دست آمده، است. ميزان بررسي به پيچيدگي کار و خطر نامناسب بودن گزارش براي شرايط موجود، بستگي دارد. بررسي، مسئوليت مدير مسئول کار را کاهش نمي‌دهد.

64. بررسي کنترل کيفيت کار در مورد حسابرسي صورتهاي مالي شرکتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، شامل توجه به موارد زير است:
ارزيابي استقلال مؤسسه در ارتباط با هر کار توسط گروه‌کاري.
خطرهاي عمده شناسايي شده در جريان کار و برخورد با آن خطرها.
قضاوتهاي به عمل آمده، به ويژه در ارتباط بااهميت و خطرهاي عمده.
اينکه آيا مشورت مناسب در باره موارد اختلاف نظر يا ساير موضوعات پيچيده يا بحث انگيز به عمل آمده است يا خير و نتايج ناشي از اين مشورتها.
ميزان اهميت تحريفهاي شناسايي شده در جريان کار اعم از اصلاح شده و نشده و چگونگي حل و فصل آنها.
موضوعاتي که لازم است به اطلاع مديران اجرايي، هيئت مديره و، در موارد لازم، ساير اشخاص مانند مراجع قانوني برسد.
اينکه آيا کاربرگهاي انتخاب شده براي بررسي، کار انجام شده در ارتباط با قضاوتهاي عمده را منعکس و نتايج به دست آمده را پشتيباني مي‌کند يا خير.
مناسب بودن گزارش براي صدور.
بررسيهاي کنترل کيفيت کار در مورد کارهايي غير از حسابرسي صورتهاي مالي شرکتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ممکن است شامل برخي يا همه اين موارد باشد.

65. بررسي کننده کنترل کيفيت کار، بررسي را به موقع و در مراحلي مناسب از اجراي کار انجام مي‌دهد تا موضوعات عمده بتواند در اسرع وقت و پيش از صدور گزارش، به گونه‌اي حل و فصل گردد که وي را متقاعد سازد.

66. در مواردي که پيشنهادات بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار، مورد قبول مدير مسئول کار قرار نگرفته و موضوع به نحوي که بررسي‌کننده متقاعد شود حل و فصل نشده است، از صدور گزارش خودداري مي‌شود تا اينکه موضوع طبق روشهاي مؤسسه در برخورد با اختلاف نظر، حل و فصل شود.

معيارهاي تعيين صلاحيت بررسي کنندگان کنترل کيفيت کار
67. سياستها و روشهاي مؤسسه بايد معيارهاي لازم براي تعيين بررسي کنندگان کنترل کيفيت مؤسسه را مشخص نمايد و واجد صلاحيت بودن آنها را بر اساس موارد زير تعيين کند:
الف ـ شرايط فني لازم براي ايفاي مسئوليت، شامل تجربه و اختيار لازم؛ و
ب ـ ميزاني که مي‌توان با بررسي کننده کنترل کيفيت کار مشورت کرد، بدون اين که بيطرفي وي خدشه‌دار شود.

68. سياستها و روشهاي مؤسسه درباره شرايط فني بررسي‌کنندگان کنترل کيفيت کار، لازم است دربرگيرنده ضوابطي جهت تشخيص مهارت فني، تجربه و اختيار لازم براي ايفاي مسئوليت باشد. کافي و مناسب بودن مهارت فني، تجربه و اختيار، به شرايط کار بستگي دارد. افزون بر اين، بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار براي حسابرسي صورتهاي مالي شرکتهاي پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، لازم است از نظر تجربه و اختيار، در سطح مدير مسئول کار حسابرسي صورتهاي مالي شرکتهای یاد شده باشد.

69. سياستها و روشهاي مؤسسه براي حفظ بيطرفي بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار طراحي مي‌شود. براي مثال، بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار:
الف ـ  توسط مدير مسئول کار انتخاب نمي‌شود.
ب ـ طي دوره مورد بررسي، در اجراي کار مشارکت نمي‌کند.
پ ـ براي گروه‌کاري تصميم‌گيري نمي‌کند.
ت ـ در معرض ساير مواردي که بيطرفي بررسي کننده را تهديد کند، قرار نمي‌گيرد.

70. مدير مسئول کار ممکن است در جريان انجام کار با بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار مشورت کند. اين‌گونه مشورتها صلاحيت بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار را براي ايفاي مسئوليت خود، مخدوش نمي‌کند. با اين وجود، در مواردي که ماهيت و ميزان مشورت بااهميت باشد، به منظور حفظ بيطرفي بررسي کننده، گروه‌کاري و بررسي‌کننده مراقبتهاي لازم را به عمل مي‌آورند. در مواردي که اين امر امکان پذير نباشد، فرد ديگري از مؤسسسه يا فرد برو‌ن‌سازماني واجد شرايط و مناسب براي انجام وظايف بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار يا مشاور کار انتخاب مي‌شود. بر اساس سياستهاي مؤسسه، در مواردي که توان انجام بررسي بيطرفانه آسيب پذير است، بررسي‌کننده کنترل کيفيت کار جايگزين مي‌شود.

71. يک شاغل انفرادي يا يک مؤسسه کوچک مي‌تواند بررسي کنترل کيفيت کار را به افراد برون‌سازماني واجد شرايط مناسب محول کند. از سوي ديگر، شاغل انفرادي يا مؤسسه کوچک مي‌تواند براي تسهيل در بررسي کنترل کيفيت کار، از مؤسسه‌اي ديگر استفاده کند. در صورت انعقاد قرارداد با افراد برون‌سازماني واجد شرايط و مناسب، شاغل انفرادي يا مؤسسه لازم است الزامات و رهنمودهاي مندرج در بندهاي 67 تا 70 را بکار گيرد.

مستندسازي بررسي کنترل کيفيت کار
72. سياستها و روشهاي مستندسازي بررسي کنترل کيفيت کار بايد مستندسازي موارد زير را الزامي کند:
الف ـ اجرا شدن روشهاي لازم طبق سياستهاي مؤسسه در مورد بررسي کنترل کيفيت کار.
ب ـ تکميل شدن بررسي کنترل کيفيت کار پيش از صدور گزارش.
پ ـ عدم برخورد بررسي کننده با هر نوع موضوع حل و فصل نشده‌اي که موجب شود وي به اين باور برسدکه قضاوتهاي عمده به عمل آمده توسط گروه کاري و نتايج به دست آمده توسط آنان، نامناسب است.

مستندسازي کار
تنظيم پرونده‌هاي نهايي کار
73. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را براي گروههاي کاري برقرار کند تا پرونده‌هاي نهايي کار به موقع پس از نهايي شدن گزارشها تنظيم شود.

74. قوانين يا مقررات ممکن است محدوديتهاي زماني را براي تنظيم پرونده‌هاي نهايي برخي از کارها مقرر کند. در نبود چنين محدوديت زماني در قوانين يا مقررات، مؤسسه براي تنظيم به موقع پرونده‌هاي نهايي کار، محدوديتهاي زماني متناسب با ماهيت کار برقرار مي‌کند. در مورد يک حسابرسي، براي مثال، اين محدوديت زماني معمولاً بيش از 60 روز پس از تاريخ گزارش حسابرس نيست.

محرمانه بودن، حفاظت اطمينان بخش، درستي، قابليت دسترسي و قابليت بازيابي مستندات کار
75. مؤسسـه بايـد سياستهـا و روشهايي را طراحـي و برقـرار کنـد کـه محرمانـه بـودن، حفاظـت اطمينان بخش، درستي، قابليت دسترسي و قابليت بازيابي مستندات کار را تأمين کند.

76. الزامات اخلاقي مربوط، کارکنان مؤسسه را همواره، به رعايت رازداري در مورد اطلاعات مندرج در مستندات کار متعهد مي‌کند، مگر اينکه صاحبکار مجوز خاص در مورد افشاي اطلاعات داده باشد يا الزام قانوني يا حرفه‌اي براي افشا وجود داشته باشد. قوانين و مقررات خاصي ممکن است تعهدات بيشتري را در رابطه با حفظ رازداري کارکنان نسبت به اطلاعات صاحبکار، به ويژه در زمينه اطلاعات شخصي مقرر کرده باشد.

77. در مواردي که امکان تغيير، افزايش يا حذف مستندات، بدون اطلاع مؤسسه وجود داشته باشد يا احتمال رود مستندات براي هميشه از بين رود يا آسيب ببيند، درستي، قابليت دسترسي يا قابليت بازيابي اطلاعات زيربنايي ممکن است به خطر افتد، اعم از اينکه مستندسازي کار به صورت کتبي، الکترونيکي يا با بکارگيري ساير ابزارها انجام شده باشد. از اين رو، مؤسسه براي اطمينان از دستيابي به موارد زير، کنترلهاي مناسب را در باره مستندسازي کار، طراحي و برقرار مي‌کند:
الف ـ امکان تشخيص زمان تهيه، تغيير يا بررسي مستندات کار و شخص انجام دهنده آن؛
ب ـ حفاظت از درستي اطلاعات در همه مراحل کار، به ويژه در مواردي که اطلاعات در اختيار اعضاي گروه کاري يا از طريق اينترنت در اختيار ديگران قرار مي‌گيرد؛
پ ـ پيشگيري از تغيير غير مجاز مستندات کار؛ و
ت ـ دسترسي به مستندات کار توسط گروه کاري و ساير اشخاص مجاز، در صورت لزوم، براي ايفاي مناسب مسئوليتهاي آنان.

78. کنترلهايي که مؤسسه ممکن است براي تأمين محرمانه ماندن، حفاظت اطمينان بخش، درستي، قابليت دسترسي و قابليت بازيابي مستندات کار، طراحي و برقرار کند، از جمله شامل موارد زير است:
استفاده از کلمه عبور توسط اعضاي گروه کاري، براي محدود کردن دسترسي به مستندات الکترونيکي کار به استفاده‌کنندگان مجاز.
تهيه نسخه پشتيبان از مستندات الکترونيکي کار در مراحل مناسب اجراي کار.
استفاده از روشهايي براي توزيع مناسب مستندات کار بين اعضاي گروه در شروع کار، پردازش آنها در جريان کار و منظم کردن آنها در پايان کار.
استفاده از روشهايي براي محدود کردن دسترسي به نسخه‌هاي کاغذي مستندات کار و توزيع مناسب و بايگاني محرمانه آن.

79. مستندات کاغذي اصلي ممکن است بنا به ملاحظات عملي براي انعکاس در پرونده‌هاي الکترونيکي، اسکن شود. در اينگونه موارد، مؤسسه براي الزام گروههاي کاري به اجراي موارد زير، روشهاي مناسبي را برقرار مي‌کند:
الف ـ تهيه نسخه‌هاي اسکن شده به گونه‌اي که محتواي کامل مستندات کاغذي اصلي، شامل امضاهاي دستي، عطفهاي متقابل و زيرنويسها را نشان دهد؛
ب ـ بايگاني نسخه‌هاي اسکن شده در پرونده‌هاي کار و در صورت لزوم، تهيه فهرست و امضاي نسخه‌هاي اسکن شده؛ و
پ ـ فراهم کردن امکان بازيابي و چاپ نسخه‌هاي اسکن شده در صورت لزوم.
مؤسسه چگونگي نگهداري مستندات کاغذي اصلي را که به دلايل قانوني، مقرراتي يا غيره اسکن شده است، مورد توجه قرار مي‌دهد.

نگهداري مستندات کار
80. مؤسسه بايد سياستها و روشهايي را برقرار کند که مستندات کار براي دوره زماني کافي جهت تأمين نيازهاي مؤسسه يا مقرر در قانون يا مقررات، نگهداري شود.

81. نياز مؤسسه به نگهداري مستندات کار و دوره نگهداري، برحسب ماهيت کار و شرايط مؤسسه، متفاوت مي‌باشد؛ براي مثال، اينکه آيا مستندسازي کار براي فراهم کردن سوابق موضوعات بااهميت مستمر براي کارهاي آتي مورد نياز است يا خير. دوره نگهداري ممکن است به عوامل ديگري مانند الزامات قانوني يا مقرراتي يا رويه‌هاي متعارف نيز بستگي داشته باشد. در مورد کارهاي حسابرسي، دوره نگهداري معمولاً حداقل 3 سال از تاريخ گزارش حسابرس است.

در تاریخ 6/5/98 در راستای اصلاح بند ت 23 استاندارد 203 که رفرنس به بند 81 استاندارد کنترل کیفیت 1 دارد عدد 5 باید به 3 اصلاح شود.

82. روشهايي که مؤسسه براي نگهداري مستندات کار انتخاب مي‌کند شامل روشهايي است که دستيابي به موارد زير را فراهم مي‌کند:
بازيابي و دسترسي به مستندات کار در طول دوره نگهداري، به ويژه در مورد مستندات الکترونيکي که فناوري زيربنايي ممکن است با گذشت زمان ارتقا يا تغيير يابد.
تأمين سوابق تغييرات به عمل آمده در مستندات کار پس از تکميل پرونده‌هاي کار، در صورت لزوم.
امکان دسترسي اشخاص مجاز خارج از مؤسسه به مستندات کار و بررسي آن براي کنترل کيفيت يا مقاصد ديگر.

مالکيت مستندات کار
83. مالکيت مستندات کار، به استثناي مواردي که در قانون يا مقررات به نحو ديگري مشخص شده باشد، متعلق به مؤسسه است. مؤسسه می‌تواند قسمتهايي يا خلاصه‌اي از مستندات کار را در اختيار صاحبکار قرار دهد، به شرطي که اين اقدام، اعتبار کار انجام شده، يا در مورد کارهاي اطمينان بخشي، استقلال مؤسسه يا کارکنان آن را خدشه دار نکند.

نظارت
84. مؤسسه به منظور کسب اطمينان معقول نسبت به مربوط بودن، کافي بودن و اثربخش بودن سياستها و روشهاي مرتبط با سيستم کنترل کيفيت و اجراي آن در عمل، بايد سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار کند. اينگونه سياستها و روشها بايد شامل بررسي و ارزيابي مستمر سيستم کنترل کيفيت مؤسسه، شامل بازبيني ادواري نمونه‌هايي از کارهاي تکميل شده باشد.
85. هدف از نظارت بر رعايت سياستها و روشهاي کنترل کيفيت، ارزيابي موارد زير است:
الف ـ رعايت الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي.
ب ـ مناسب بودن طراحي سيستم کنترل کيفيت و اثربخشي اجراي آن.
پ ـ بکارگيري مناسب سياستها و روشهاي کنترل کيفيت مؤسسه به‌گونه‌اي که گزارشهاي صادره توسط مؤسسه يا مدير مسئول کار، براي شرايط موجود مناسب باشد.

86. مؤسسه مسئوليت فرايند نظارت را به شريک يا شرکا يا ساير کارکنان مؤسسه که تجربه و اختيار کافي و مناسب براي پذيرش آن مسئوليت را دارند، واگذار مي‌کند. نظارت بر سيستم کنترل کيفيت مؤسسه به وسيله افراد با صلاحيت انجام مي‌شود. اين نظارت، ارزيابي مناسب بودن طراحي و اثربخشي کارکرد سيستم کنترل کيفيت را دربرمي‌گيرد.

87. بررسي و ارزيابي مستمر سيستم کنترل کيفيت شامل موضوعاتي مانند موارد زير است:
تجزيه و تحليل:
o    آخرين تغييرات در الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي و چگونگي لحاظ نمودن آنها در سياستها و روشهاي مؤسسه، در موارد مقتضي.
o    تأييديه کتبي درباره رعايت سياستها و روشهاي مربوط به استقلال.
o    ارتقاي حرفه‌اي مستمر، شامل آموزش.
o    تصميمات مربوط به پذيرش و ادامه کار.
تعيين اقدامات اصلاحي لازم و بهبود سيستم، شامل استفاده از بازخوردها در بهبود سياستها و روشهاي آموزشي موسسه.
آگاه نمودن کارکنان ذيصلاح مؤسسه از ضعفهاي شناسايي شده در طراحي و اجراي سيستم.
پيگيري انجام سريع اصلاحات لازم در سياستها و روشهاي کنترل کيفيت توسط کارکنان ذيصلاح مؤسسه.

88. بازبيني نمونه‌اي از کارهاي تکميل شده معمولاً به طور ادواري انجام مي‌شود. کارهاي انتخاب شده براي بازبيني شامل دست کم يک کار براي هر مدير مسئول کار در هر دوره است که اين دوره معمولاً بيش از سه سال نمي‌باشد. روش سازماندهي بازبيني ادواري، شامل زمانبندي انتخاب هر کار، به عوامل زيادي، چون موارد زير بستگي دارد:
اندازه مؤسسه.
تعداد و پراکندگی جغرافيايي واحدهاي مؤسسه.
نتايج روشهاي نظارت قبلي.
ميزان اختيار کارکنان و واحدها (براي مثال، آيا هر واحد اختيار انجام بازبينيهاي خود را دارد يا تنها واحد مرکزي مي تواند آن را اجرا کند).
ماهيت و پيچيدگي فعاليت و سازمان مؤسسه.
خطرهاي مرتبط با صاحبکاران و کارهاي مؤسسه.

89. فرايند بازبيني شامل انتخاب کارهايي است که برخي از آنها ممکن است بدون اطلاع قبلي گروه کاري انتخاب شود. افراد بازبيني کننده کار در اجراي کار يا بررسي کنترل کيفيت آن دخالت ندارند. براي تعيين دامنه بازبينيها، مؤسسه مي‌تواند دامنه يا نتايج برنامه بازبيني مستقل خارج از مؤسسه را مورد توجه قرار دهد. با اين وجود، برنامه بازبيني مستقل خارج از مؤسسه جايگزين برنامه نظارت داخلي مؤسسه نمي‌شود.

90. مؤسسات کوچک يا شاغلين انفرادي ممکن است بخواهند از يک فرد برون سازماني واجد شرايط و مناسب يا مؤسسه‌اي ديگر براي انجام بازبيني کارها و ساير روشهاي نظارتي استفاده کنند. از طرف ديگر، آنها ممکن است به منظور تسهيل فعاليتهاي نظارتي، ترتيباتي را براي مشارکت با ساير سازمانهاي مناسب، برقرار کنند.

91. مؤسسه بايد آثار نقايص مشاهده شده در نتيجه فرايند نظارت را ارزيابي و نوع آن را با توجه به موارد زير تعيين کند:
الف ـ مواردي که لزوماً نشان‌دهنده عدم کفايت سيستم کنترل کيفيت مؤسسه (براي فراهم نمودن اطمينان معقول نسبت به رعايت الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي و همچنين مناسب بودن گزارشهاي صادره توسط موسسه با شرايط موجود) نمي‌باشد.
ب  ـ  نقايص سيستمي، مکرر يا ساير نقايص با اهميتي که مستلزم اقدام اصلاحي بي‌درنگ مي باشد.

92. مؤسسه بايد نقايص مشخص شده در نتيجه فرايند نظارت و پيشنهادات تعديلي مناسب را به مديران مسئول کار و ساير کارکنان ذيربط اطلاع دهد.

93. ارزيابي مؤسسه از هر نوع نقص بايد به پيشنهاداتي در باره يک يا چند مورد زير بينجامد:
الف ـ  انجام اقدام اصلاحي مناسب در ارتباط با يک کار خاص يا هر يک از کارکنان.
ب ـ اطلاع رساني يافته‌ها به افراد مسئول آموزش و ارتقاي حرفه‌اي.
پ ـ تغييرات سياستها و روشهاي کنترل کيفيت.
ت ـ اقدام انضباطي در مورد افرادي که سياستها و روشهاي مؤسسه را رعايت نمي‌کنند، به خصوص آنهايي که مکرراً تخطي مي‌کنند.

94. در مواردي که نتايج روشهاي نظارتي نشان دهد که گزارش ممکن است نامناسب باشد يا در جريان اجراي کار، برخي روشها حذف شده است، مؤسسه بايد اقدامات بيشتري را که براي رعايت الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي مربوط، مناسب است، تعيين کند. مؤسسه بايد همچنين کسب نظر مشاور حقوقي را مورد توجه قراردهد.

95. مؤسسه بايد حداقل سالي يکبار نتايج نظارت سيستم کنترل کيفيت خود را به مديران مسئول کار و سایر ارکان ذیصلاح مؤسسه (شامل مدير عامل و در موارد مقتضي، هيئت مديره) اطلاع دهد و اين اطلاع رساني بايد به گونه‌اي باشد که مؤسسه وافراد مزبور بتوانند طبق وظايف و مسئوليتهاي تعريف شده خود، اقدامات فوري و مناسب را انجام دهند. اطلاع رساني بايد شامل موارد زير باشد:
الف ـ تشريح روشهاي نظارتي اجرا شده.
ب ـ نتايج به دست آمده از روشهاي نظارتي.
پ ـ در موارد مربوط، تشريح نقايص سيستمي مکرر يا ساير نقايص بااهميت و اقدامات به عمل آمده براي رفع يا اصلاح آن نقايص.

96. گزارشگري نقايص مشخص شده به افرادي غير از مديران مسئول‌کار مربوط، معمولاً شامل مشخص نمودن کار مربوط نمي باشد، مگر اينکه براي ايفاي مناسب مسئوليتهاي آنان، لازم باشد.

97. مستندسازي مناسب نظارت، دربرگيرنده موارد زير است:
الف ـ مشخص کردن روشهاي نظارتي، شامل روش انتخاب کارهاي تکميل شده براي بازبيني.
ب ـ ثبت ارزيابي موارد زير:
•    رعايت الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي مربوط.
•    طراحي سيستم کنترل کيفيت به گونه‌اي مناسب و اثر بخشي اجراي آن.
•    بکارگيري سياستها و روشهاي کنترل کيفيت مؤسسه به‌گونه‌اي مناسب و صدور گزارشهاي متناسب با شرايط موجود توسط مؤسسه.
پ  ـ شناسايي نقايص مشاهده شده، ارزيابي اثر آنها و تعيين مبنايي براي لزوم انجام اقدام بيشتر و نوع آن.

شکايات و اتهامات
98. مؤسسه بايد به منظور کسب اطمينان معقول از برخورد مناسب با موارد زير، سياستها و روشهاي لازم را طراحي و برقرار کند:
الف ـ  شکايات و اتهامات در مورد اينکه کار انجام شده توسط مؤسسه، طبق الزامات استانداردهاي حرفه‌اي، قانوني و مقرراتي مربوط انجام نشده است.
ب ـ اتهامات مربوط به عدم رعايت سيستم کنترل کيفيت مؤسسه.

99. شکايات و اتهامات ممکن است از درون يا برون مؤسسه مطرح شود. شکايات ممکن است توسط کارکنان مؤسسه، صاحبکاران يا ساير اشخاص ثالث، مطرح و به اعضاي گروه کاري يا ساير کارکنان مؤسسه اعلام گردد.

100. مؤسسه به عنوان بخشي از اين فرايند، کانالهاي مشخصي را براي کارکنان مؤسسه برقرار مي‌کند که هرگونه ترديد خود را بدون ترس از تنبيه، مطرح کنند.

101. مؤسسه با توجه به سياستها و روشهاي برقرار شده، شکايات و اتهامات را بررسي مي‌کند. اين بررسي تحت سرپرستي يکي از شرکاي مؤسسه انجام مي‌شود که داراي تجربه و اختيار کافي و مناسب بوده و در کار مورد نظر مشارکت نداشته است. بررسي مزبور، در صورت ضرورت، مشتمل بر مشاوره حقوقي نيز خواهد بود. مؤسسات کوچک و شاغلين انفرادي مي‌توانند براي انجام بررسي، از فرد برون سازماني واجد شرايط ومناسب يا مؤسسه ديگري استفاده کنند. شکايات، اتهامات و پاسخهاي مربوط مستند مي‌شود.

102. چنانچه نتايج بررسيها مبين وجود نقايص در طراحي يا اجراي سياستها و روشهاي کنترل کيفيت مؤسسه يا عدم رعايت سيستم کنترل کيفيت مؤسسه توسط فرد يا افرادي باشد، مؤسسه با توجه به بند 93 اقدام مناسب را به عمل مي‌آورد.

مستندسازي
103.  مؤسسه بايد سياستها و روشهاي مستندسازي مناسب را برقرار کند تا شواهدي درباره کارکرد هر يک از اجزاي سيستم کنترل کيفيت خود فراهم نمايد.

104. چگونگي مستندسازي اين موضوعات به تصميم مؤسسه بستگي دارد. براي مثال، مؤسسات بزرگ می‌توانند براي مستندسازي موضوعاتي چون تأييديه‌هاي استقلال، ارزيابيهاي عملکرد و نتايج بازبينيهاي نظارتي از پايگاه اطلاعاتي الکترونيکي استفاده کنند. مؤسسات کوچکتر ممکن است از شيوه‌هاي غير رسمي‌تري مانند يادداشتهاي دستي، چک ليستها و فرمها استفاده کنند.

105. عواملي که هنگام تعيين شکل و محتواي مستندات نشان‌دهنده کارکرد هر يک از اجزاي سيستم کنترل کيفيت، مورد توجه قرار مي‌گيرد شامل موارد زير است:
اندازه مؤسسه و تعداد واحدهاي آن.
ميزان اختيارات کارکنان و واحدها.
ماهيت و پيچيدگي نحوه عمل و سازمان مؤسسه.

106. مؤسسه اين مستندات را براي مدتي کافي که طي آن مجريان روشهاي نظارتي بتوانند رعايت سيستم کنترل کيفيت مؤسسه را ارزيابي کنند يا دوره بلندمدت‌تري که طبق قانون و مقررات الزامي شده است، نگهداري مي‌کند.

تاريخ اجرا
107. استقرار سیستمهای کنترل کیفیت مقرر شده در این استاندارد از اول فروردین 1389 الزامی است.